El devenir dentro de las organizaciones empresariales, un proceso de creación y de intermediación que nunca se detiene y que siempre es cambiante; puede que haya procesos clave que perduran en la actividad organización por mucho tiempo, pero las circunstancias y las condiciones siempre cambian, generando procesos más eficientes, nuevos productos y metodologías gerenciales de todo tipo que como principal objetivo tiene el cómo nos entendemos y trabajamos con mayor eficiencia entre las personas y los diversos nodos que se forman dentro de las organizaciones.
De igual forma sucede en las relaciones con proveedores y otros terceros que se vinculan con nuestras organizaciones. Hay todo tipo de prveedores, de materia prima, de servicios de diversa índole, de productos terminados y una variedad de asuntos que involucra a la negociación como un proceso clave en la vida de la empresas.
Ahora bien, no olvidemos que todas las personas que se contratan para puestos específicos, supone que tienen un experiencia y unos conocimientos que supuestamente los hace adecuados para los departamentos de compras o de las áreas que manejan relaciones con terceros, como tampoco podemos olvidar que en las empresas también existen proveedores internos que prestan servicios a otros departamentos. Ahora vea la situación en una empresa, donde cada persona es diferente y por lo tanto contamos con tantos estilos de negociación como personas existan, con diferentes estrategias y maneras de afrontar estos procesos, todo un reto gerencial.
Ante este panorama, ¿cómo abordar cada uno de estos procesos en la diversidad que implican?
Nuestra experiencia con empresas de diversa índole durante más de 25 años como negociadores en Cambridge International Consulting, nos ofrece esencialmente tres lecciones.
1. Cree una cultura interna de negociación.
Cuando su organización crece y usted ya no puede ocuparse personalmente de todas las negociaciones importantes de la empresa, tenemos que contratar equipos de compradores o de vendedores, usted comienza a tener varios grupos de negociadores en su estructura, algunos usted los habrá entrenado o vienen de empleos parecidos pero no con su cultura empresarial ni su experiencia; si bien pueden hacer el trabajo básico, siempre harán a su libre saber y entender, lo cual no le garantiza a usted la mejor eficiencia, sin entrar a hablar de las diferencias que siempre se suscitan con otros departamentos y que usted no tiene tiempo de resolver. ¿Cómo hacer entonces?
Está demostrado que cuando las personas cuentan con un lenguaje y una metodología común, aumenta la eficiencia de los procesos en más de un 25%, se logran mejores acuerdos con los proveedores y compradores, ahorrando costos y tiempo, y aumenta la rentabilidad de su empresa en números atrayentes. Son muchos los casos de éxito dando estos pasos. Cuando se hace complicado estar pendiente de cada negociación que desarrollan sus colabores, es indispensable formarlos en torno a una cultura común de cómo se negocia.
2. Haga un trabajo exahustivo de los parámetros de su mercado y de sus necesidades.
El parámetro típico que usan muchas empresas es la de vender al precio más alto posible y la de comprar al precio más bajo posible. Si bien esa la regla básica del comercio, muchas veces ese parámetro se puede volver engañoso y peligroso en muchos casos, especialemnte cuando el desarrollo de la economía nos ofrece diversas alternativas para elegir.
La recomendación en primer lugar, es que más allá del precio hay otros requeriminetos o necesidades para el buen funcionamiento de la empresa, como tiempos de entrega, calidad del producto o servicio, garantías o formas de pago por ejemplo. En segundo lugar, luedo de tener claras sus necesidades, analice con profundidad el mercado, sus precios, la estacionalidad, con ese entendimiento claro, ahora usted puede ser un mejor negociador y aumentar su capacidad de negociación, y por último siempre procure tener o desarrollar un plan B frente a sus princpales proveedore o compradores.
3. Reuna a sus equipos de compras o ventas y comparta las mejores prácticas.
La mayoría de las empresas con las que hemos trabajado desarrollando una cultura propia de negociación, carecían de una practica que luego de implentada ha resultado ser de gran rentabilidad monetaria y organizacional. La práctica de reunir regularmente a los equipos de ventas y/o de compras y revisar las mejores prácticas de cada uno y hacer que todos las conozcan, aparte de aumentar la colaboración interna ha demostrado ser una fuente de mejora tanto en la relación con los proveedores y compradores como en lareducción de costos de las empresas. Es un reforzamiento de esa cultura interna de negociación, reforzando las mejores prácticas y estrategias para negociar contratos con proveedores, incluyendo la negociación de precios, términos y condiciones, trayendo más rentabilidad y luz a sus empresas.