Para identificar la eficiencia de la comunicación, conviene que las organizaciones establezcan y lleven a cabo programas frecuentes, sistemáticos y periódicos, de indagación del conocimiento que el personal tiene sobre las actividades medulares de la sociedad en la que trabajan; las metas generales, departamentales e individuales; los resultados individuales y colectivos; los principios y valores que rigen sus actividades, y, lógicamente, la visión y la misión de la empresa.
En cuanto a qué tienen que hacer las empresas y sus gerentes para obtener el mejor provecho posible de la comunicación, la lista de tareas es larga y compleja. Para cumplirlas se requiere la participación activa y comprometida de muchos en cada organización. Esa lista de tareas debe ser planificada con el mismo rigor profesional con el que se planifica, pongamos por caso, la estrategia financiera que diseña la alta dirección.
En este sentido, y para referirnos en esta oportunidad tan sólo al manejo individual de las herramientas personales con las que contamos para ejercer la comunicación con los demás, nos encontramos a menudo con que en esta materia existen ideas y conceptos preconcebidos, probablemente heredados de modos y costumbres comunicativas poco profesionales y muy ineficientes, que son replicados por ejecutivos de diversos niveles jerárquicos, pero casi siempre de manera irreflexiva y poco o nada analizados profesionalmente.
Durante muchos años de trabajo y de investigación dedicados a conocer mejor estos asuntos, hemos podido constatar que cuando se habla de comunicación, hay quienes piensan de inmediato que para comunicar un contenido sólo se necesita hablar un idioma y conocer en profundidad el asunto que se desea comunicar.
Quienes así razonan quizá no han tenido la oportunidad de plantearse un abordaje diferente a la cuestión de las comunicaciones. Un abordaje de mayor espectro, que incluya, desde luego, la necesidad imperiosa de conocer el idioma y el tema de que se trate, pero que se plantee también la urgencia de concebir a la comunicación como una herramienta que tiene un poderoso valor estratégico.
Una concepción estratégica de la comunicación concibe a este fenómeno desde una perspectiva que integra los elementos clave del proceso. Por una parte, el comunicador analiza las características, exigencias, necesidades y expectativas de sus audiencias, puesto que él sabe que mientras más conozca a esa audiencia, más fácilmente escogerá la forma adecuada de empaquetar sus contenidos para impactar a sus interlocutores.
Los ejecutivos que abordan estratégicamente el fenómeno de la comunicación saben que desde la perspectiva de las audiencias, la forma en la que comunica algo es al menos tan importante (muchas veces incluso más), como el fondo mismo que se desea comunicar. Es por ello que constantemente someten sus contenidos a un riguroso (y fascinante) proceso de traducción, el cual tiene como propósito convertir esos contenidos en los poderosos mensajes que necesitan para alcanzar sus objetivos comunicativos, mensajes que puedan ser comprendidos rápida y muy claramente por sus audiencias.
Los estrategas en comunicación saben que saber la cosa es una cosa, pero que comunicar la cosa es otra cosa.